【FAQ】よくある質問:営業時間の設定方法

こんにちは、Chamoです!

今回は【よくある質問シリーズ】ということで、
よくある質問について回答します。

営業時間設定について

チャモのスタンダードプランプレミアムプランでご利用可能な「営業時間設定」について、
よく使われるパターンを解説いたします。

営業時間設定とは曜日ごとに営業時間を設定し、営業時間外は メッセージフォームの表示 / すべて非表示 を自動で切り替える設定のことです。

基本的な使い方としては、
・9:00~18:00までは通常通りチャット窓を表示し、時間外は非表示にする。

・土曜日、日曜日は終日非表示にする、といった形です。

こちらの画像では金曜日は9:00~18:00にチャット窓を表示し、土曜日は終日「非表示」にしています。

※終日非表示にする方法は0:0~0:0 としてください。

営業時間のオペレータ管理画面は以下のようなものになります↓

 

画像01

営業時間直前にチャットが発生した場合

営業時間を過ぎると、強制的にチャットが終了いたします。

お客様にスムーズにお問い合わせ頂けるように、設定でカバーすることが可能です。

以下にその方法を2つ記述いたします。(※仮に平日9時~18時を営業時間とする)

営業時間を厳守しつつ、メッセージフォーム記入を促す方法

概要:営業時間終了の5分前に「自動返信・話しかけ設定」にて、間もなくチャット営業時間が終了することとメッセージフォームに切り替わるので、お問い合わせを続けて欲しいこと、を伝える。

手順:

  1. 「自動返信・話しかけ設定」より【新規追加】のボタンを押す。
  2. 任意の「条件名」「説明」を記載する。
  3. 「有効・無効」は【有効】を選択する。
  4. 「アカウント状況」は【チャット受付中のオペレーターがいる時のみ実行】を選択する。
  5. 「条件」では【曜日・時間を指定】を選択し、月曜日~金曜日のチェックボックスにチェックを入れる。チェックを付けた曜日の時間を17:5518:00に設定する。
  6. 「アクション」に【次のメッセージを送る】を選択する。メッセージは以下のような文言を記載する。

「まもなくフォームに切り替わります。
ご記入頂いた内容はメッセージ欄に自動で転記されますので、
そのまま送信をお願い申し上げます。」

以上で設定は完了です。

(オペレータ管理画面)

営業時間を過ぎても、しばらく対応を続ける場合

概要:お客様とのチャットは最後まで対応する場合、少々時間を延長しても、チャット窓の表示状態を持続させる。

手順:

  1. 営業時間の終了時刻を18:15などに延長します。(18:00-18:15の間に新規でチャットが来たお客様は基本的に対応しない)
  2. 「チャットデザイン設定」の「その他の設定」最上部の「チャット対応できるオペレータがいないときの動作」より、オペレータ不在時の動作を営業時間の終了後と同じ動作にします。(メッセージフォームを表示 or チャットを非表示)
  3. 18:00になった時点でチャットが発生していなかったらオペレーターのステータスを「退室中」に切り替える。
  4. チャット中のユーザーはチャットを継続する。「退席中」にしてもチャットは継続されます。

最後に

営業時間の設定方法の解説はこれで以上になります。

営業時間にオペレーターがログインしていれば、自動的に【チャット受付中!】の表示に切り替わります。

営業時間が終了するとチャット表示から【お問い合わせ受付】に表示が変わります。

クライアント様からは、「お問い合わせ表示の時も、質問や疑問が多く寄せられた」とのお声をいただきました。きちんとしたお問い合わせフォームがあっても、メールアドレスと質問内容だけのChamo(チャモ)からのお問い合わせの方が、ハードルが低いためか、気軽に些細な質問を送ってくださるユーザーが多くいらっしゃるようです。

このように、営業時間設定をご活用くださいませ。
更に詳しい営業時間設定のご利用方法は以下をご参照ください。
営業時間設定の使い方

なにかご不明点等ございましたら、弊社サポート担当までご連絡ください

ぜひ一度、15日間無料トライアルでお試しいただければと思います!